Wie beantrage ich ...?

  1. Antrag für Erstsemesteraktionen ausfüllen und einreichen

    • Erläuterungen zum Antrag und Hinweise beachten!
    • Handelt es sich um eine Veranstaltung? Wenn ja, den beigefügten Antrag für Veranstaltungen ausfüllen
    • Wird im Rahmen der Erstsemesteraktion eine Dienstreise (z.B. Fahrt zu Ersti-Wochenende) geplant, so ist zusätzlich ein entsprechender Dienstreiseantrag auszufüllen.

  2. Genehmigung abwarten
  3. Beschaffungen tätigen, Quittungen und Belege im Original aufbewahren/sammeln
  4. Formular für die Abrechnung der Erstsemesteraktion ausfüllen, Quittungen und Belege im Original beifügen.

    • Erläuterungen zum Antrag und Hinweise beachten!

  5. Rückmeldung abwarten

Ausgefüllte Muster-Exemplare:

MUSTER Antrag Erstsemesteraktion

MUSTER Abrechnung Erstsemesteraktion

  1. Anforderungen/Rahmenbedingungen der Beschaffung erörtern
  2. Mögliche Beschaffung recherchieren
  3. Antrag für Beschaffungen ausfüllen und einreichen

    • Erläuterungen zum Antrag und Hinweise beachten!

  4. Auf Rückmeldung warten, ggf. Beschaffung abholen

 

Was ist unter "Beschaffungen" zu verstehen?

Prinzipiell alles, was erworben werden kann. Beispielsweise wenn Du der Meinung bist unserer Studierendenschaft sollte ein weiteres Waffeleisen für den Verleih beschaffen, so kannst du den o.g. Antrag ausfüllen und daraufhin wird das Finanzreferat über Deinen Antrag entscheiden und bei Zustimmung das entsprechende Gerät für die Studierendenschaft erwerben.

 

Ausgefülltes Muster-Exemplar: MUSTER Antrag Beschaffungen

  1. Anforderungen/Rahmenbedingungen des Drucks erörtern
  2. Prüfen ob die Hausdruckerei den gewünschten Druck anfertigen kann.
  3. Antrag für Druckaufträge ausfüllen und einreichen

    • Erläuterungen zum Antrag und Hinweise beachten!

  4. Auf Rückmeldung warten, ggf. Druck in Druckerei abholen

Die Druckerei verfügt über eine sehr umfangreiche Ausstattung, sollte es dennoch nicht möglich sein den Druck dort vorzunehmen gibt es auch die Möglichkeit extern zu beauftragen. In diesem Fall ist der Antrag für Beschaffungen zu verwenden.

 

Druckerei
Gebäude A, Raum -114
Kontakt & Öffnungszeiten

Für Veranstaltungen, wie Erstsemesterbegrüßungen, Spieleabende und Lehrveranstaltungen (zB. Fachschaftsschulungen, Vorträge, usw.) auch mit externen Referenten ist als gewähltes Mitglied einer Fachschaftsvertretung wie folgt vorzugehen:

  1. Termin der Veranstaltung festlegen
  2. Freien Raum finden ( unter http://services.informatik.hs-mannheim.de/stundenplan/frei/freie_raeume.php erreichbar im HS-Netz/VPN) bitte direkt eine Alternative/Ausweichraum angeben, damit sicher einer der Räume gebucht werden kann.
  3. Antrag für Veranstaltungen ausfüllen und einreichen

    • Erläuterungen zum Antrag, sowie Hinweise beachten!

  4. Warten auf eventuelle Rückfragen
  5. Wenn alles soweit okay, wird von uns eine Raumbuchung vorgenommen (typ. Bearbeitungszeit der Raumvergabe 2-3 Werktage).
  6. Ihr erhaltet das Okay für eure Veranstaltung inkl. Reservierungsbestätigung (z.B. Waffeleisen) und könnt diese ab dann bewerben.
  7. Nochmal alle Angaben mit unserer Bestätigung abgleichen.
  8. Spaß haben! =)
  9. Rückmeldung nach der Veranstaltung

    1. Anzahl Teilnehmer*innen (ca.)
    2. Besondere Vorkommnisse? (z.B. Verletzungen, entstandene Schäden, ...)
    3. Platz für Bemerkungen/Feedback (z.B. Wunschinventar, Kartenset)

Hinweise:
Die Veranstaltungsleitung (gewählte/s Mitglied/er einer Fachschaftsvertretung, oder Mitglied des AStA) trägt die 'Verantwortung', übt entsprechend das Hausrecht aus und hat über den gesamten Veranstaltungsablauf anwesend zu sein. Keine Sorge, alle Gremienmitglieder unserer VS sind entsprechend durch eine Betriebshaftpflichtversicherung abgesichert. Einzelheiten der Versicherung können gerne in der Geschäftsstelle eingesehen werden.

Als nicht gewähltes Mitglied der Fachschaftsvertretung ist sich an die jeweils gewählte Vertretung (Fachschaft oder AStA) zu wenden und diese zu bitten die Veranstaltungsleitung zu übernehmen, die Veranstaltung anzumelden und entsprechend vor Ort zu sein.

Alle anderen Veranstaltungen bitte ebenso abwickeln, allerdings ist mit einer längerer Bearbeitungszeit (extra Veranstaltungsversicherung uvm., Kosten werden dem jeweiligen Topf zugeordnet, können aber evtl. auch über AStA-Töpfe finanziert werden) zu rechnen. Am Besten frühzeitig den Kontakt mit uns suchen.

Weiterer Tipp:
Uhrzeit und Räumlichkeiten bitte möglichst so wählen, dass keine Schlüssel benötigt werden - unnötig kompliziert-.

Wir müssen uns selbstverständlich das Recht vorbehalten Veranstaltungen nicht zu genehmigen, sollten diese beispielsweise gegen das LHG oder sonstige Rechtssprechungen verstoßen.

 

Ausgefülltes Muster-Exemplar: MUSTER Antrag Anmeldung Veranstaltung

Du benötigst Zutritt zu unseren Räumlichkeiten?

  1. Abklären zu welchem Raum du von wann bis wann Zutritt brauchst
  2. Antrag Schlüsselausgabe ausfüllen und einreichen
  3. Antrag von BefürtworterIn - idealerweise von der/dem FachschaftssprecherIn befürworten/unterschreiben lassen
  4. Antrag beim AStA einreichen und auf Rückmeldung warten - am besten direkt in die Sprechstunde kommen
  5. Mit dem vom AStA genehmigten Antrag zu den Hausmeistern im EG des Hochhauses Schlüssel abgeben
  6. Schlüssel spätestens nach Ende des im Antrag genannten Zeitraumes selbstständig bei den Hausmeistern zurück bringen.

  1. Fahrgemeinschaft bilden
  2. Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise ausfüllen und einreichen

    • Erläuterungen zum Antrag und Hinweise beachten!

  3. Genehmigung abwarten
  4. Reise durchführen
  5. Falls erforderlich: Dienstreiseabrechnung ausfüllen und einreichen

 

Ausgefülltes Muster-Exemplar: MUSTER Antrag Genehmigung Dienstreise

Sollten Dir plötzliche Ausgaben entstanden sein kannst Du eine Erstattung mit dem Antrag für Aufwandsentschädigungen (inkl. Erstattungen) dieser beantragen.

Es ist zu beachten, dass ohne vorherige Genehmigung durch das Finanzreferat eine ausführliche und gut begründete Erklärung notwendig ist, warum vor Entstehung der Kosten keine Genehmigung eingeholt werden konnte erforderlich ist. Prinzipiell besteht kein Anspruch auf Kostenübernahme ohne vorherige Genehmigung des Finanzreferats.

Auch hier gilt zusätzlich, ohne Belege/Quittungen im Original sind keine Erstattung möglich.

 

Ausgefülltes Muster-Exemplar: MUSTER Antrag Aufwandsentschädigungen (inkl. Erstattungen)

Prinzipiell kann und soll jede und jeder Studierende unserer VS Anträge einreichen.

Um etwas die Organisation und die Übersicht zu bewahren, empfehlen wir sich zuerst mit der jeweiligen Fachschaftsvertretung auszutauschen und diese ggf. den Antrag stellen zu lassen.

Gerne kann alles Weitere via E-Mail an asta@hs-mannheim.de oder persönlich zu unseren Sprechzeiten angefragt werden.

Alle Anträge können entweder via Post, Hauspost (H033) oder via E-Mail finanzen.asta@hs-mannheim.de eingereicht werden.